TRUNG TÂM PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
41 Lê Duẩn Đà nẵng, ĐT: 0511.810425 - 818040
Microsoft Access 2000
Nội dung
 Mở đầu: Giới thiệu về Microsoft Access
 Bảng (Table)
 Truy vấn dữ liệu (Query)
 Làm việc với mẫu biểu (Form)
 Báo biểu (Report)
 Macro - Menu - Command Button
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
I. Giới thiệu
Access 2000 là m?t h? qu?n tr? co s? d? li?u ch?y trong môi tru?ng Windows,là một phần mềm ứng dụng cho phép người sử dụng quản lý , bảo trì , lưu trữ và khai thác số liệu một cách có tổ chức bên trong máy tính.
Query
Table
Form
Report
Macro
Mở đầu
Chương I: Giới thiệu về Microsoft Access 2000
II. Các khái niệm cơ bản
Co s? d? li?u (Database): là tập hợp các thông tin số liệu liên quan đến một chủ đề hoặc mục đích khai thác nào đó theo một mảng 2 chiều.
Query
Table
Form
Report
Macro
Mở đầu
Chi?u dọc :là tập hợp các đặc điểm của đối tượng cần quản lý (hay còn gọi là trường)
Chi?u ngang: Tập hợp các giá trị nằm trong trường hay còn gọi là các bản ghi.
Trong Access, cơ sở dữ liệu bao gồm các thành phần sau:
Table (Bảng nhập liệu ): là thành phần cơ ph?n co b?n c?a CSDL,cho phép lưu trữ để phục vụ công tác quản lý.
Query (truy v?n dữ liệu): Dùng để truy vấn sắp xếp,tìm kiếm và tổng hợp dữ liệu
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
II. Các khái niệm cơ bản
II. Các khái niệm cơ bản :
Form (Bảng nhập số liệu): Cho xây dựng mẫu nhập số liệu,giúp người sử dụng thực hiện công việc nhập số liệu phong phú hơn.
Report (In ấn số liệu): Dùng để thiết kế các mẫu báo cáo dưới nhiều dạng:
In dữ liệu dưới dạng bảng biểu
Query
Table
Form
Report
Macro
Mở đầu
Thực hiện công việc sắp xếp dữ liệu trước khi in
Macro (t?p l?nh): T?p h?p các lệnh khi thực hiện các thao tác thường gặp. Khi g?i m?t Macro, Access s? cho thực hi?n m?t dãy các lệnh tương ứng.
Module (đơn thể): là một dạng tự động hoá chuyên sâu hơn Macro. Đó là những hàm riêng,NSD viết bằng ngôn ngữ Access Basic
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
II. Các khái niệm cơ bản :
III. Khởi động, thoát
Khởi động: Chọn Start / Program / Microsoft Access .
Query
Table
Form
Report
Macro
Mở đầu
Hoặc chọn biểu tượng Microsoft Access (hình chìa khoá) trên màn hình nền hay trên thanh công cụ (nếu có), xuất hiện màn hình sau:
Tập tin chương trình do Access tạo ra có đuôi là .MDB
III. Khởi động, thoát
Query
Table
Form
Report
Macro
Mở đầu
III. Khởi động, thoát
Create a new database using :
Blank Access database: Tạo một CSDL mới
Access database wizards, pages, and projects: Tạo một CSDL mới với các dạng có sẵn của Access
Open an Existing Database: Mở một CSDL đã có
Query
Table
Form
Report
Macro
Mở đầu
Sau khi chọn một trong ba mục trên, chọn OK.
Thoát: chọn lệnh File / Exit.(Alt+F4)
III. Khởi động, thoát
Query
Table
Form
Report
Macro
Mở đầu
Gồm các thao tác:
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
Tạo bảng mới, nhập dữ liệu vào bảng
Thiết lập quan hệ giữa các bảng
Sử dụng thuộc tính của trường để trình bày dạng dữ liệu , kiểm tra tính hợp lệ của trường khi cập nhật
Chuong II : LÀM VIỆC BẢNG (Table)
I. KHÁI NIỆM:
Table là nơi lưu trữ DL( thông tin) về một đối tượng náo đó.
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
Một CSDL thường nhiều bảng( Table).
Một Table gồm nhiều trường( Field) có các kiểu khác nhau như: Text, number . .
Các bảng trong một CSDL thường có các quan hệ với nhau.
II. TẠO BẢNG(TABLE) :
1. TẠO CSDL(DATABASE):
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
a. Tạo Mới CSDL:
Khi khởi động Access xuất hiện hộp thoại sau:
1. TẠO CSDL(DATABASE):
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
a. Tạo Mới CSDL:
Tạo mới một CSDL(database)
Mở một CSDL(database)
Chọn Blank Access database -> Ok xuất hiện hộp thoại hoặc File -> New -> database -> Ok.
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
a. Tạo Mới CSDL: (tt)
Save in: chọn thư mục hoặc nơi lưu CSDL
File name: Đặt tên cho CSDL. Nhấn enter hoặc chọn Create để tạo.
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
b. Mở một CSDL đã có:
Khi khởi động Access xuất hiện hộp thoại chọn Open an existing file hoặc vào menu File -> Open. Xuất hiện cửa sổ sau:
Look in: Chọn ổ đĩa hoặc thư mục chứa CSDL
Chọn tên CSDL sau đó chọn Open.
Mở đầu
Query
Form
Macro
Table
Report
Sau khi tạo mới hoặc mở một CSDL đã có cửa sổ làm việc Access như sau:
Cửa sổ CSDL
1
2
3
Mở đầu
Query
Form
Macro
Table
Report
(1) Open: Nhấn nút này để mở hoặc thực thi một đối tượng của CSDL.
(2) Design: Mở xem cấu trúc của một đối tượng của CSDL.
(3) New: Tạo mới một đối tượng của CSDL. Khi chọn new xuất hiện hộp thoại sau:
Mở đầu
Query
Form
Macro
Table
Report
Datasheet view: Tạo bảng bằng cách nhập DL.
Design view: Tạo bảng theo ý người dùng.
Mở đầu
Query
Form
Macro
Table
Report
Import Table: Lấy DL từ một CSDL khác.
Table wizard: Tạo bảng bằng cách dùng trợ giúp của Access.
Mở đầu
Query
Form
Macro
Table
Report
Hiện cửa sổ tạo cấu trúc bảng được chia làm hai phần:
2.1. Tạo Bảng Bằng Kiểu Design view:
Từ cửa sổ Database, chọn Table /New, xuất hiện hộp thoại New Table chọn Design view.
-Phần trên gồm 3 cột: Field Name, Data Type và Description dùng để khai báo các trường của bảng, mỗi trường khai báo trên một dòng.
-Phần dưới dùng để qui định các thuộc tính cho các trường.
Để di chuyển qua lại giữa 2 phần ta có thể dùng chuột hoặc bấm phím F6.
Mở đầu
Query
Form
Macro
Table
Report
2.1. Tạo Bảng Bằng Kiểu Design view: (tt)
Filed name: Tên trường trong bảng.
Data Type: Khai báo kiểu DL tương ứng cho trường.
Descrip tion: Mô tả, làm chú thích cho trường.
Field Properties: Thuộc tính của trường.
Mở đầu
Query
Form
Macro
Table
Report
2.1. Tạo Bảng Bằng Kiểu Design view: (tt)
a. Kiểu DL( Data Type): Gồm các kiểu sau:
Mở đầu
Query
Form
Macro
Table
Report
a. Kiểu DL( Data Type): (tt)
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
b. Field Properties: là các đặc tính hay thuộc tính của trường. Bao gồm thuộc tính chung( General), kiểu hiển thị( Loopkup).
Thuộc tính chung (General) :
(1) Thuộc tính Field Size:
*.Kiểu dữ liệu Number
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
Thuộc tính chung (General) : (tt)
*.Kiểu dữ liệu Text: Chiều dài của trường đó.
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
Kiểu dữ liệu dạng Text :
2. Thuộc tính Format:
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
Kiểu dữ liệuNumber :
Kiểu dữ liệu Date/Time : Thông thường ta chọn Short Date.
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
3. Thuộc tính Input Mask :
Công dụng :
Kiểm tra tính hợp lệ của ký tự gõ vào. (Vd nếu qui định là chữ số thì Access sẽ không nhận các ký tự không phải là chữ số)
Tự động biến đổi các ký tự được nhập (Vd từ chữ thường sang chữ hoa)
Các ký tự được dùng :
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
4. Thuộc tính Default Value :
Dùng để đặt giá trị mặc định cho trường. Giá trị mặc định này có thể là một hằng hay một hàm của Access.
5. Thuộc tính Required :
Nếu chọn Yes, bắt buộc phải nhập dữ liệu vào, nếu không máy sẽ báo lỗi.
6. Thuộc tính Validation Ruler:
Công dụng: Access tự động kiểm tra tính hợp lệ khi nhập liệu.
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
7. Thuộc tính Allow Zero Length
Công dụng: Nếu chọn Yes, sẽ cho phép các trường Text và Memo nhận các chuỗi rỗng
8. Thuộc tính Indexed
Công dụng: sắp xếp một trường nào đó. Thuộc tính nhận các giá trị sau:
Sau khi thiết kế xong cấu trúc bảng, ghi lên đĩa bằng một trong các cách:
Chọn lệnh File / Save (Ctrl+S hoặc biểu tượng Save).
Hoặc đóng cửa sổ Table, Access sẽ hỏi có lưu không, chọn Yes để lưu.
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
Tại cửa sổ Database,chọn thành phần Table .
Chọn tên bảng cần nhập dữ liệu,sau đó chọn Open .
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
2.2.: Nhập dữ liệu cho bảng:
Cửa sổ Table xuất hiện,ta nhập dữ liệu vào trong bảng.Sau khi nhập xong đóng cửa sổ table lại.
2.2. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)
1. Khái niệm :
Là cách tạo trường mà giá trị nhập vào được chọn từ danh sách các giá trị. Danh sách này được liệt kê trong danh sách đổ xuống (Combo box)
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
2. Cách tạo :
Bu?c 1:T?i cửa s? thi?t k? cấu trúc Table,sau khi khai báo tên trường ? c?t Data Type, ch?n Lookup Wizard..., xu?t hi?n h?p tho?i Lookup Wizard:
2.2. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard):(tt)
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
2.2. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard):(tt)
Access sẽ yêu cầu chọn một Table hay Query làm nguồn. Chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại:
(1) Chọn I want the lookup column to look up the values in a table or query:
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
2.2. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard):(tt)
Bu?c 2: Ta chọn Table hoặc Query làm nguồn dữ liệu,sau đó chọn Next, xuất hiện hộp thoại tiếp theo:
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
2.2. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard):(tt)
Bước 3:
Available Fields: liệt kê các trường có trong Table .
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
Chọn trường phù hợp rồi kích nút > để đưa sang danh sách Selected Fields.
2.2. Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard):(tt)
Bước 4:
Chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại sau:
Chọn Finish để hoàn thành quá trình.
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
2.3. Tạo Khoá chính và Khoá ngoại cho Table:
1. Định nghĩa :
Khoá chính là một hoặc nhiều trường xác định duy nhất một bản ghi.
Lợi ích của việc tạo khoá chính: Access dùng khoá chính để tạo sự liên kết giữa các bảng.
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
Khoá ngoại là trường mà trường đó là khoá chính của một Tabe khác.
2. Cách đặt khoá chính:
T?i cửa s? thi?t k? cấu trúc Table: Ta đưa con trỏ chuột đến dòng chứa tên trường cần đặt khoá.
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
V. Lập quan hệ giữa các bảng
1. Công dụng
Access dùng quan hệ để đảm bảo những ràng buộc toàn vẹn giữa các bảng liên quan, cho phép: thêm, sửa, xoá mẩu tin.
Tạo mối quan h? giữa m?t trường của bảng này với một trường của bảng khác.Đ? liên kết dữ liệugiữa các bảng với nhau.(Các trường quan hệ cùng kiểu dữ liệu).
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
V. Lập quan hệ giữa các bảng
2. Cách tạo :
Bước 1.Tại cửa sổ Database,chọn lệnhTools / Relationships, xuất hiện hộp thoại Show Table .
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
Lần lượt chọn các Table cần lập quan hệ,nhấn Add.Sau khi chọn xong nhấn close để đóng cửa sổ.
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
V. Lập quan hệ giữa các bảng
Cửa sổ Relationships xuất hiện.
V. Lập quan hệ giữa các bảng
Bước 2.Trong cửa sổ Relationships,ta thiết lập các mối quanh?.Có hai loại quan hệ trong Access :
Quan hệ một-một: mỗi mẩu tin của bảng A có một mẩu tin tương ứng trong bảng B
Quan hệ một-nhiều: mỗi mẩu tin của bảng A có nhiều mẩu tin tương ứng trong bảng B
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
V. Lập quan hệ giữa các bảng
Ch?n m?t tru?ng từ bảng này kéo sang trường tương ứng của bảng quan hệ .
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
Xuất hiện hộp thoại Edit Relationships.
V. Lập quan hệ giữa các bảng
Ta đánh dấu vào mục Enforce Referential Integrity,để thiết lập mối quan hệ.Ngoài ra ta còn các lựa chọn sau:
Cascade Update Related Fields: khi sửa giá trị của trường khoá trong bảng chính, giá trị tương ứng của các bản ghi trong trường quan hệ sẽ bị sửa theo.
Cascade Delete Related Records: khi xoá một bản ghi trong bảng chính, các bản ghi tương ứng trong bảng quan hệ sẽ xoá.
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
Sau khi lựa chọn các mục xong , ta nhấn Create d? thi?t l?p quan h?.
V. Lập quan hệ giữa các bảng
VI. Các thao tác dữ liệu ở chế độ Design View
1. Thêm mẩu tin
Gọi lệnh Insert /New Record
2. Xoá mẩu tin
Gọi lệnh Edit / Delete
Chú ý: Khi xoá mẩu tin, Access sẽ đưa ra thông báo để NSD xác nhận lại có xoá hay không
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
3. Sắp xếp mẩu tin
Chọn trường cần sắp xếp
G?i l?nh Records / Sort .Ta chọn Sort Ascending : Sắp xếp dữ liệu tăng dần hoặc chọn Sort Descending : Sắp xếp dữ liệu giảm dần.
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
VI. Các thao tác dữ liệu ở chế độ Design View
4. Lọc theo mẫu
Chọn lệnh Records / Filter / Filter By Form, xuất hiện hộp thoại Filter By Form như sau:
Muốn lọc trường nào, ta bấm chuột vào trường đó, chọn giá trị làm điều kiện để lọc
Nhắp phải chuột, chọn Apply Filter/Sort: Access sẽ liệt kê các bản ghi thoîa maîn điều kiện
Mở đầu
Query
Form
Report
Macro
Table
VI. Các thao tác dữ liệu ở chế độ Design View
Mở đầu
Form
Report
Macro
Table
Query
5. Lọc theo chọn
Chọn lệnh Records / Filter / Filter By Selection
Muốn lọc mẫu tin nào ta đặt con trỏ chuột tại vị trí đó,con trỏ nằm ở vị trí nào thì mẫu tin đó sẽ xuất hiện
Chọn lệnh Records / Filter / Excluding Selection
6. Lọc khác chọn:
Muốn mẫu tin nào không xuất hiện ta đặt con trỏ chuột tại vị trí đó,con trỏ nằm ở vị trí nào thì mẫu tin đó sẽ không xuất hiện
VI. Các thao tác dữ liệu ở chế độ Design View
Truy vấn là một công cụ mạnh của Access dùng để: tổng hợp, sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu
Table
Truy vấn cho phép NSD thống kê số liệu (truy vấn dữ liệu) theo ý mình, xây dựng các báo cáo tổng hợp dưới nhiều hình thức khác nhau trên dữ liệu gốc là bảng (Table)
I. Khái niệm
Chương III : Truy vấn dữ liệu (Query)
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
II. Các loại truy vấn thông dụng :
Có nhiều loại truy vấn, nhưng thông dụng nhất là các loại sau:
1. Select Query (Truy vấn chọn số liệu):
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Được sử dụng phổ biến nhất dùng để tính toán, nhóm DL, tìm kiếm . . . hoặc thêm các trường mới.
2. Crosstab Query( Truy vấn tham chiếu):
Cho phép tổng hợp thống kê DL theo nhóm và theo một yêu cầu nào đó.
3. Make Table Query( Truy vấn tạo Table):
Cho phép từ kết quả truy vấn tạo ra một bảng mới chứa các DL dự phòng cho bảng nguồn.
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro

4. Update Query( Truy vấn cập nhật):
Dùng để thay đổi toàn bộ DL của một hay nhiều bảng.
5. Append Query( Truy vấn nối DL):
Dùng để nối (thêm) DL của một hay nhiều bảng vào bảng khác đã có.
6. Delete Query( Truy vấn xoá DL):
Cho phép xoá một nhóm mẫu tin của một hay nhiều bảng theo một điều kiện nào đó.
III. Cách tạo truy vấn
Có hai cách tạo truy vấn ứng với hai lựa chọn:
in Design view và by using wizard
By using wizard: truy vấn được xây dựng bằng công cụ wizard của Access, ta chỉ việc trả lời các câu hỏi theo yêu cầu
In Design view: truy vấn được thiết kế tuỳ theo mục đích của người sử dụng. Ta thường chọn cách này. Cách thực hiện như sau:
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
III. Cách tạo truy vấn
Bước 1: Trong cửa sổ Database
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
1.1. Chọn thành phần Query
1.2. Chọn New hoặc Create query in design view
Xuất hiện cửa sổ sau:
Chọn Design View, OK, xuất hiện cửa sổ :
1.3.Chọn Design view
1.4.Chọn Ok hoặc Enter
III. Cách tạo truy vấn
Bước 1: Trong cửa sổ Database
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
III. Cách tạo truy vấn
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Bước 2: Chọn DL làm nguồn và cửa sổ làm việc của truy vấn.
2.1. Chọn DL làm nguồn.
2.2. Sau đó chọn Add hoặc double click tại table muốn lấy làm nguồn
III. Cách tạo truy vấn
Cửa sổ làm việc của Query.
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Chứa các bảng và truy vấn đã chọn làm nguồn

Chứa các trường cần xây dựng cho truy vấn .
III. Cách tạo truy vấn
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
 Cửa sổ làm việc của Query
Tên trường or BT điều kiện
Nguồn DL( Table or Query)
Chọn cach sắp xếp của trường
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
 Cửa sổ làm việc của Query
III. Cách tạo truy vấn
Chọn trường có hiển thị hay không
Biểu thức chọn lọc DL or điều kiện
Bước 3: Chọn loại truy vấn.
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
 Cửa sổ làm việc của Query
III. Cách tạo truy vấn
3.1. Chọn Query
3.2. Chọn loại Query
Ta chọn Select Query
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
III. Cách tạo truy vấn
Bước 3.1: Chọn Select Query
Phần bảng chi tiết các trường cần truy vấn
Phần DL nguồn cho truy vấn
Kéo thả các trường vào đây.
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
III. Cách tạo truy vấn
Bước 4: Để chạy Query kích chuột vào nút “Run” trên thanh công cụ như hình.
4.1.Kích chuột vào đây để thấy kết quả.
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
III. Cách tạo truy vấn
Bước 5:Kích vào biểu tượng lưu trên thanh công cụ hoặc chọn File -> chọn Save -> Gõ tên query và kích OK.
III. Cách tạo truy vấn
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
1. Truy vấn cập nhật (Update Query)
Các bước xây dựng truy vấn cập nhật
Chọn nguồn dữ liệu (các bảng hoặc truy vấn khác)
Chọn lệnh Query / Update Query, hiện thêm hàng Update to trong lưới QBE
Đặt biểu thức trong Update To của trường.
Ví dụ: trong hình bên, khi thực hiện Query thì đơn giá mặt hàng Gạo sẽ giảm 1000
Criteria: ghi điều kiện tương ứng.
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Chọn lệnh New / Query / Delete Query, hiện thêm hàng Delete trong lưới QBE.
Kéo trường dùng để lập điều kiện vào dòng Field, từ khoá Where xuất hiện trên dòng Delete
Ví dụ: trong hình bên, khi thực hiện Query thì các mẩu tin có Số hoá đơn là H01/KD sẽ bị xoá.
Tại dòng Criteria đặt điều kiện cần xóa,đóng cửa sổ Design lại và đặt tên cho Query
III. Cách tạo truy vấn
2. Truy vấn Xoá (Delete Query)
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Ch?n Query / New / Crosstab Query,xuất hiện thêm dòng Crosstab trên lưới QBE .
Trên Field chọn các tên trường làm tiêu đề đầu dòng.
Trên dòng Crosstab chọn tên Field nào hiển thị tiêu đề trên dòng thì chọn Row Heading
Trên dòng Crosstab chọn tên Field nào hiển thị tiêu đề trên cột thì chọn Column Heading
Trên dòng Crosstab chọn tên Field làm giao điểm dòng và cột thì chọn Value .
III. Cách tạo truy vấn
3. Truy vấn Tham chiếu (Crosstab Query)
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
VD: Thống kê giá trị của từng loại chứng từ theo ngày nhập.
Trường Ngay thể hiện trên dòng
Trường Loai thể hiện trên cột.
Trường Tien thể hiện giao của dòng và cột.
III. Cách tạo truy vấn
3. Truy vấn Tham chiếu (Crosstab Query)
Ch?n Query / New / Make - Table Query,xuất hiện hộp thoại:
Tại dòng Table Name đặt tên cho bảng
Chọn Current DataBase : Tạo ra Table nằm ngay thùng dữ liệu hiện hành
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
III. Cách tạo truy vấn
4. Truy vấn Tạo Bảng (Make Table Query)
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
III. Cách tạo truy vấn
* Cách tạo Append Query: Tương tự Select chỉ khác tại bước 3.
Bước 3: sau khi chọn Query -> Append query xuất hiện cửa sổ, nhập vào tên table muốn thêm DL vào.
3.1.Chọn tên Table muốn thêm DL
3.2.Sau đó chọn Ok
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
III. Cách tạo truy vấn
Tại Dòng Field nhập vào tên trường muốn lấy hoặc điều kiện của field mới. Dòng Createria nhập điều kiện lọc DL.
3.3.Nhập tên trường muốn thêm
3.4.Nhập vào điều kiện lọc DL nếu có.
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
III. Cách tạo truy vấn
* Cách tạo Delete Query: Tương tự Select chỉ khác tại bước 3.
Bước 3: Sau khi chọn Query -> Delete Query xuất hiện cửa sổ sau:
3.2.Nhập vào tham số or ĐK
3.1.Chọn trường làm ĐK
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
III. Cách tạo truy vấn
Sau khi tạo xong câu truy vấn chọn Run nếu câu Query có tham số thì MS Access sẽ chạy tham số đó. Như hình sau:
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
III. Cách tạo truy vấn
Khi nhập điều kiện Access kiểm tra và đưa ra câu truy vấn muốn xóa hay không, nếu muốn thì yes hoặc ngược lại no.
IV. Hiệu chỉnh truy vấn
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Trong cửa s? Database, chọn tên Query cần hiệu chỉnh, chọn Design d? m? cửa s? thi?t k?. Sau đó thực hiện hiệu chỉnh theo yêu cầu.
V. Điều kiện trong truy vấn: khi thiết kế truy vấn và thiết lập biểu thức điều kiện, có thể sử dụng.
Toán tử toán học:
+, -, *, /, luỹ thừa (^)
Toán tử logic :
2. Hàm And : Hàm sẽ cho kết quả đúng khi tất cả các điều kiện điều đúng và cho kết quả sai khi một trong các điều kiện sai.
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
1. Hàm Not : Hàm cho kết quả sai khi điều kiện đúng và ngược lại.
3. Hàm OR : Hàm cho kết quả đúng khi một trong các điều kiện đúng và ngược lại.
V. Điều kiện trong truy vấn
Toán tử so sánh :
<, <=, >, >=, =, <> (không bằng)
Toán tử so sánh đặc biệt :
Between ... And ... (Nằm trong khoảng)
Like < mẫu DL> so sánh chuỗi DL
Vd: [slg] Between 150 And 200
VD:“Anh Ban” Like “*B*”
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
IN (, , . . ,)
kết quả đúng nếu field bằng một trong các giá trị.
V. Điều kiện trong truy vấn
Toán tử so sánh đặc biệt
Null, Not null: kiểm tra dữ liệu đã có hay chưa
Vd: Để tìm các thí sinh thiếu Ngày sinh, ta đưa giá trị Null vào ô Criteria của trường [Namsinh]
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Vd: Để tìm các khách hàng đã có địa chỉ, ta đưa giá trị Not null vào ô Criteria của trường [Diachi]
V. Điều kiện trong truy vấn
Toán tử ghép nối
& (nối chuỗi)
VD: “Đà” & “ Nẵng” -> “Đà Nẵng”
+ (cộng với)
VD:123 + 456 -> 579
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Chú ý: kết quả của ghép nối trả về chuỗi
VI. Điều kiện trong truy vấn
Hằng trị (constants)
True/ False/ Null: hằng trị đúng/ sai/ rỗng
Dấu rào (Delimiter)
“...”: Rào giá trị chuỗi
Vd: “43 Thanh Thuỷ - Đà Nẵng”
[ ... ] : Rào tên biến
Vd: [SoLuong] * [DonGia]
#../../..#: Rào giá trị ngày
#23/04/2000#
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
VII. Một số hàm thông dụng
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Hàm xử lý chuỗi
Hàm LEFT, RIGHT
LEFT(Biểu thức chuỗi, n)
RIGHT(Biểu thức chuỗi, n)
Công dụng: trả về giá trị chuỗi bằng cách lấy n ký tự bên trái (LEFT) hoặc bên phải (RIGHT) của biểu thức chuỗi
Hàm LEN(Biểu thức chuỗi)
Công dụng: trả về số là chiều dài của biểu thức chuỗi
Ví dụ: LEN(“TRUNGTAM”) cho kết quả là 8
VII. Một số hàm thông dụng
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Hàm thời gian
Hàm DATE( )
Công dụng: trả về ngày hiện tại của hệ thống
Hàm DAY(Biểu thức ngày)
Công dụng: trả về trị số là ngày/tháng/năm của biểu thức ngày
Hàm MONTH(Biểu thức ngày)
Hàm YEAR (Biểu thức ngày)
Ví dụ: MONTH([Ngayden])=6: Tìm các khách đến trong tháng 6
VII. Một số hàm thông dụng
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Hàm logic
Hàm IIF(điều kiện, trị 1, trị 2)
Công dụng:
- Nếu điều kiện thoả mãn, hàm nhận trị 1
- Nếu điều kiện không thoả mãn, hàm nhận trị 2
Ví dụ: Ban hành điều kiện cho cột Xếp loại như sau :
IIF([Diem]<5,”Yếu”, IIF([Diem]<7,”Trung bình”, IIF([Diem]<8,”Khá”,”Giỏi”)))
VIII. Một số truy vấn thông dụng
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
1. Truy vấn cập nhật (Update Query)
Các bước xây dựng truy vấn cập nhật
Chọn nguồn dữ liệu (các bảng hoặc truy vấn khác)
Chọn lệnh Query / Update Query, hiện thêm hàng Update to trong lưới QBE
Đặt biểu thức trong Update To của trường.
Ví dụ: trong hình bên, khi thực hiện Query thì đơn giá mặt hàng Gạo sẽ giảm 1000
Criteria: ghi điều kiện tương ứng.
VIII. Một số truy vấn thông dụng
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
2. Truy vấn xoá (Delete Query)
Chọn lệnh New / Query / Delete Query, hiện thêm hàng Delete trong lưới QBE.
Kéo trường dùng để lập điều kiện vào dòng Field, từ khoá Where xuất hiện trên dòng Delete
Ví dụ: trong hình bên, khi thực hiện Query thì các mẩu tin có Số hoá đơn là H01/KD sẽ bị xoá.
Tại dòng Criteria đặt điều kiện cần xóa,đóng cửa sổ Design lại và đặt tên cho Query
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
3. Truy v?n tham chiếu (Crosstab Query)
Ch?n Query / New / Crosstab Query,xuất hiện thêm dòng Crosstab trên lưới QBE .
Trên Field chọn các tên trường làm tiêu đề đầu dòng.
Trên dòng Crosstab chọn tên Field nào hiển thị tiêu đề trên dòng thì chọn Row Heading
Trên dòng Crosstab chọn tên Field nào hiển thị tiêu đề trên cột thì chọn Column Heading
Trên dòng Crosstab chọn tên Field làm giao điểm dòng và cột thì chọn Value .
VIII. Một số truy vấn thông dụng
VIII. Một số truy vấn thông dụng
3. Truy v?n tạo bảng (Make - Table Query)
Ch?n Query / New / Make - Table Query,xuất hiện hộp thoại:
Tại dòng Table Name đặt tên cho bảng
Chọn Current DataBase : Tạo ra Table nằm ngay thùng dữ liệu hiện hành
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Chương IV : Làm việc với Report
I. Khái Niệm:
Report là công cụ hữu hiệu để trình bày các dạng báo biểu
Với Report ta có tính toán được theo chiều dọc và ngang,tạo thêm các Field tính toán các giá trị nhằm thể hiện các kết quả theo ý muốn
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
II. Các loại Report thông dụng
Báo biểu dạng cột (Columnar report):Thể hiện các mẩu tin từ trên xuống dưới.
Báo biểu dạng bảng (Tabular Report): Thể hiện các mẩu tin thành một dòng ngang và xếp ngay ngắn thành từng cột.

Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Báo biểu kết nhóm tổng cộng (Groups / Totals) : Thể hiện các mẫu tin được kết số cho một hay nhiều chỉ tiêu số liệu phân biệt cho từng nhóm đối tượng
II. Các loại Report thông dụng
Báo biểu chính và phụ (Main Report and Subreport) :Thể hiện các mẩu tin chính (Mainreport) và theo các mẫu tin phụ (Subreport)
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
III. Cách tạo Report
Bước1:Chọn ngăn report,nhắp nút New,xuất hiện hộp thoại,trong list box chọn Design view
Trong khung nhỏ bên dưới chọn Table hoặc Queries làm nguồn
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Nhấn ok,cửa sổ Report xuất hiện :
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Bước 2:Trên cửa sổ Design có các Section sau :
Page Header/Page Footer :Dùng để làm tiêu đề thuyết minh cho từng Field và đánh số trang .Các giá trị này sẽ xuất hiện trên từng trang giấy.
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Phần Detail dùng để nhập tên các Field dữ liệu từ Field List
Report Header/Report Footer :Dùng để thuyết minh cho tệp báo cáo và tính tổng.
Các công cụ trong thiết kế Report :
Selecte Object :Dùng để lựa chọn các đối tượng.
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Text box :dùng để nhập tiêu đề thuyết minh và các hàm tính toán.Cách nhập:
Label :Dùng để nhập tiêu đề thuyết minh
Control Wizard :Dùng để bật,tắt chế độ tự động.
= " text "
Option Group :Dùng để tạo các nút điều khiển :Toggle button,Option button,Check box .
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Các công cụ trong thiết kế Report :
Combo box :Thể hiện các giá trị trong hộp danh sách có thanh cuốn .
List box :Thể hiện các giá trị trong danh sách .
Command button :Dùng để tạo nút điều khiển một công việc nào đó .
Image :Dùng để nhúng hình ảnh.
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Subform/Subreport:Dùng để nhúng một Form/Report vào một Form/Report khác
Line :Dùng tạo hình trang trí bằng các đường kẻ .
Page Breack :Dùng để ngắt trang .
Các công cụ trong thiết kế Report :
IV. Các Report thông dụng :
Chọn ngăn Report/New,xuất hiện hộp thoại:
1.Report dạng báo biểu:
Chọn Design View, dòng phía dưới chọn Table hoặc Query làm nguồn dữ liệu,nhấn ok.
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
1.Report dạng báo biểu:
Ở phần Detail,kéo từng Field List xuống,loại bỏ khung nhỏ di chuyển các khung nằm cạnh nhau,theo chiều ngang.
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Format : Định dạng kiểu dữ liệu.
Height : Độ rộng của của dòng dữ liệu.
Width : Độ rộng cột dữ liệu.
Chọn Properties khai báo:
Border Width : Độ rộng cột dữ liệu.
Font name : Chọn Font chư � .
Text Alignment:Căn trái,phải dòng dữ liệu.
1.Report dạng báo biểu:
Đóng cửa sổ lại,xuất hiện hộp thoại và đặt tên cho Report .
=“Trang” & [Page]
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Trong Page Header: Dùng Text Box hoặc Label để nhập tiêu đề thuyết minh cho từng Field.
Trong Page Footer : Dùng Text box,vạch một khung vào loại bỏ khung nhỏ nhập vào như sau:
2.Report dạng thẻ:
Nếu Field dạng Memo ,trong properties chọn Can growth : Yes
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Ta làm như lần trước.
Ở phần Detail,kéo từng Field List xuống,không loại bỏ khung nhỏ di chuyển các khung nằm theo chiều dọc.
Chọn Properties khai báo
Nếu Field dạng nhúng(OLE),ta chọn Size Mode là Zoom,để lấp đầy khung
1.Report dùng Group:
Sau khi thiết kế các bước như các Report trước.Ta kích chuột phải chọn Sorting andGrouping xuất hiện cửa sổ :
V. Các Report thông dụng :
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Group on : Chọn Each value nghĩa là phân lập các nhóm theo từng giá trị được chọn
1.Report dùng Group:
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Trong cột Field/Expression: Chọn tên Fied cần kết nhóm.
Trong cột Sort Order : Lựa chọn kiểu sắp xếp phân lập dữ liệu
Trong Group properties có các thuộc tính kèm theo để gán cho sự phân lập dữ liệu:
Group Header: Chọn Yes nghĩa là tạo Section Group Header
Group Footer : Chọn Yes nghĩa là tạo Section Group Footer
Để tạo tiêu đề cho mỗi nhóm, dùng Text box vạch một khung trong Group Header và nhập vào như sau:
1.Report dùng Group:
=“Text” &Space(n) & Ucase([Field])
Để tính toán các giá trị theo từng nhóm,dùng Text box vạch một khung trong Group Footer và nhập vào công thức sau:
=Sum([Field])
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
1.Report dùng công cụ lọc:
Thiết kế như lần trước.Khai báo trong Properties, thuộc tính Filter nhập vào như sau:
[Field] = [Tham Số]
Nhập tiêu đề thể hiện các giá trị được lọc ra,ta kích chuột chọn Text box vạch một khung vào phần Page Header nhập vào như sau:
="Text" &IIF([Field]="Text"; giá trị 1; giá trị 2)
Tại dòng Filter on chọn Yes
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
1.Report dùng Query làm nguồn:
Chọn ngăn Query,mở mới một Select Query ,nhập các tham số cho Query sau đó dặt tên cho Query.
="Text" & Format$([Tên biến];"dd/mm/yy") &
"Text" & Format$([Tên biến];"dd/mm/yy")
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Mở mới một cửa sổ Design Report,lấy Query vừa thiết kế làm nguồn dữ liệu,thực hiện các bước tạo Report như các lần trước.
Trong phần Page Header nhập vào như sau:
I. Khái Niệm:
Xây dựng các biểu mẫu nhập số liệu như trong thực tế, giúp NSD thực hiện việc nhập, xuất phong phú, không đơn điệu như nhập xuất trên Table hay Query
Chương V : Làm việc với Form
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
II. Cách xây dựng Form để nhập dữ liệu:
Bước 1.Chọn ngăn Form/New,xuất hiện hộp thoại:
Chọn Design View,tiếp tục ta chọn Table /Query làm nguồn dữ liệu,sau đó nhấn OK.

Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Cửa sổ Design xuất hiện:
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Bước 3. Đóng cửa sổ Design lại và đặt tên cho Form.
II.Cách xây dựng Form để nhập dữ liệu:
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Bước 2.Trong phần Detail ,kéo các tên trường có trên Field List vào .
Khung bên trái nhập tiêu đề thuyết minh cho khung bên phải
Chọn thuộc tính cho từng Field.
Chương V :Làm việc với Macro
I. Khái Niệm:
Macro (t?p l?nh): là một tập l?nh nh?m thực hi?n các thao tác thường gặp.khi gọi một Macro nào đó, Access s? cho thực hi?n m?t dãy các lệnh tuong ?ng .
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
1. Tạo Macro tính toán các giá trị:
Bước 1. Chọn ngăn Macro / New,cửa sổ Macro xuất hiện.
II. Các loại Macro :
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Đóng cửa Design đặt tên cho Macro
1. Tạo Macro tính toán các giá trị:
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Bước 2.Trong phần Action chọn SetValue
Bước 3. Trong mục Action Arguments
Chọn Item : Nhập vào tên Field cần tính toán giá trị .
Chọn Expression : Nhập vào các Field tham gia biểu thức tính toán.
2. Tạo Macro điều khiển Option Group:
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Chọn ngăn Macro / New,cửa sổ Macro xuất hiện,kích chuột phải chọn Macro Name và Condition :
Ở mục Macro Name :Ta đặt tên tuỳ y.�
Ở mục Condition :[Tên biến]=[Giá trị]
Ở mục Action :Chọn các lệnh thực hiện khi kích hoạt nhãn.
Trong phần Action Arguments:
Ta chọncác thành phần tương ứng khi thực hiện lệnh.Đóng lại và đặt tên cho Macro.
3. Macro tạo Menu cấp 1:
Tạo Menu cấp 1.Chọn ngăn Macro / New,cửa sổ Macro xuất hiện,trong cột Action chọn AddMenu :
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Sau khi làm xong đóng cửa sổ Design lại,đặt tên Macro.
3. Macro tạo Menu cấp 1:
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Trong mục Action Arguments:
Chọn Menu Name : Nhập vào tên Menu đó là tên Menu sẽ xuất hiện trên thanh Menu Bar.
Trong mục Menu Macro Name : Nhập vào tên Menu ,đó là tên của Macro Group dùng làm Menu cấp 2
Tạo Menu cấp 2 .Chọn ngăn Macro / New,cửa sổ Macro xuất hiện,kích chuột phải chọn Macro Name:
4. Macro tạo Menu cấp 2:
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
4. Macro tạo Menu cấp 2:
Đóng cửa sổ Design,đặt tên Macro đúng với tên ta đã đặt trong Menu Macro Name nằm trong Macro tạo Menu cấp 1.
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Chọn mục Macro Name : Nhập vào tên các nhãn,đó sẽ là tên sẽ xuất hiện trong mục Popup trong thanh Menu Bar .
Trong mục Action : Chọn các lệnh thực hiện khi kích hoạt nhãn.
Vào lại ngăn Macro,chọn tên Macro cấp 1 mà ta đã tạo .Gọi lệnh Tools / Macro / Create Menu Form Macro.Access sẽ thực hiện lệnh và tạo ra thanh Menu mà ta vừa thiết kế.
Thực hiện tạo thanh Menu Bar :
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Để có thể tạo thanh Menu,ta làm như sau:
TẠO BẢNG ĐIỀU KHIỂN
Bước 3. Trong phần Detail,trên thanh công cụ kích hoạt Control Wizard,chọn Option Group vạch một khung vào sẽ xuất hiện hộp thoại:
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Bước 1.Vào ngăn Form / New.Cửa sổ Design xuất hiện,gọi lệnh View / Form Header / Footer
Bước 2. Trong phần Form Header dùng Text Box hoặc nhãn Label vạch một khung vào và nhập tiêu đề cho bảng điều khiển.
TẠO BẢNG ĐIỀU KHIỂN
Trong khung Label Name nhập tên các nhãn.Nhấn Next,chọn giá trị mặc nhiên hoặc không chọn nhấn Next.
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
TẠO BẢNG ĐIỀU KHIỂN
Xuất hiện hộp thoại,trong mục Value,Access sẽ tự gán các giá trị từ 1 trở đi cho mỗi nhãn.Tiếp tục nhấn Next.
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
TẠO BẢNG ĐIỀU KHIỂN
Xuất hiện hộp thoại lựa chọn các nút điều khiển,nhấn Next để tiếp tục

Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
TẠO BẢNG ĐIỀU KHIỂN
Xuất hiện hộp thoại đặt tên cho Option Group,chọn Finish để hoàn thành
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
TẠO BẢNG ĐIỀU KHIỂN
Chọn Option Group kíchchọnProperties thuộc tính Name gán tên mà bạn đã nhập trong mục Condition nằm trong Macro mà bạn đã tạo, gán giá trị là 1 cho thuộc tính Default Value .
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Bước 4. Hiệu chỉnh Option Group:
Chỉnh sửa từng đối tượng,chọn Font chữ thích hợp.
TẠO BẢNG ĐIỀU KHIỂN
Trong thuộc tính On Click gán tên Macro mà bạn đã tạo dùng để kích hoạt Option Group.Đóng cửa Design lại đặt tên cho Form.
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Bước 5.Tạo nút điều khiển như sau:
Tắt chế độ Control Wizard,chọn công cụ Command Button vạch một khung vào phần Form Footer
Mở Properties ,gõ tên cho Command Button ở thuộc tính Caption.
Xuất hiện hộp thoại,gõ mật khẩu vào vào hộp Password,trong khung Verify gõ lại mật khẩu một lần nữa,nhấn OK để kết thúc.
CÁCH CÀI ĐẶT MẬT KHẨU
Table
Query
Mở đầu
Form
Report
Macro
Muốn gài mật khẩu cho DataBase,trước tiên ta đóng cửa sổ lại,từ thanh Menu Bar chọn Open,chọn tên tập tin xong, nhắp mũi tên cạnh nút Open rồi chọn Open Exclusive để mở ra.
Gọi lệnh Tools trên thanh Menu Bar chọn Security sau đó chọn Set DataBase Password.